سیستم سازی کسب و کار
امروزه سیستم سازی به جزء مهمی از کسب و کارها تبدیل شده است و رشد و توسعه کسب و کارها بدون سیستم سازی، امکان پذیر نمی باشد. وجود سیستم در یک سازمان اعتماد به یک سری از فرآیندهای استاندارد است که زیاد به اشخاص اتکایی ندارد. سیستم سازی موجب رشد خودکار کسب و کار، کاهش اشتباهات در کار، افزایش کارایی و اثربخشی کارکنان و ارائه خدمات بهتر به مشتریان میشود. سیستم سازی کسب و کار ، راهکاری است برای کسب درآمد بیشتر با انجام کار کمتر.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی کسب و کار (Business Systemization) به معنای ایجاد و پیاده سازی سیستم ها، فرآیندها و روش های استاندارد و هماهنگ به منظور بهره‌برداری بهتر از منابع، بهبود کارایی و کیفیت،کاهش هزینه ها، کاهش خطاها و بهبود مستمر عملکرد کسب و کار است.
تحقیقات نشان میدهد که حدود 85% از کسب و کارها هیچگونه سیستمی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص کلیدی سازمان هستند. این موضوع آنها را به شدت ناپایدار میکند بطوریکه مدت کوتاهی بعد از راه اندازی کسب و کار، دچار بحران‌های جدی می‌شوند.
سیستم سازی چطور به کسب و کارها کمک میکند؟
عدم اتکای کسب و کار به اشخاص
کسب و کارهایی که متکی به مالک یا برخی از کارکنان کلیدی باشند، با هرگونه تغییری در نیروی انسانی دچار مشکل می‌شوند. سیستم سازی با تعیین فرآیندهای استاندارد برای اجرای دقیق کارها، موجب می شود تا کسب و کار بتواند بدون تکیه بر افراد (صاحب کسب و کار یا کارمندان) مسیر خود را بپیماید. سیستم سازی کسب و کار از طریق جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با افراد، به کسب و کار ثبات و پایداری می بخشد. پس اگر کسب و کاری دارید که بدون حضور شما نیز به خوبی پیش می رود، در واقع شما سیستمی ایجاد کرده اید که خودش سود می دهد، اما اگر عدم حضور شما موجب بروز مشکلات فراوان در روند کار می شود، سازمان شما به شدت قائم به شخص و ناتوان در رشد و توسعه می باشد، چراکه خود شما مهم‌ترین و کلیدی‌ترین چرخ‌دنده سیستم معیوب کسب و کارتان هستید، پس بزرگترین مانع رشد کسب و‌کارتان هم خودتان می باشید و اگر از صبح تا شب تلاش نکنید کسب وکار شما پیش نمی‌رود.
افزایش تمرکز صاحبین کسب و کار
بسیاری از صاحبین کسب و کار معتقد هستند که باید بیشتر کارها را خودشان انجام دهند، چراکه فکر می کنند کارمندان آنها به اندازه آنها توانایی انجام کارها را ندارند! برخی دیگر فکر می‌کنند، اگر کارهای مهم را به دیگران واگذار کنند خودشان فرد بی‌ارزشی خواهند بود یا کارکنان از آنها حساب نخواهند برد. با اجرای سیستم سازی کسب و کار، کارآفرین می‌تواند بیشتر کارهایی را که تا قبل از آن خودش مجبور به انجام آنها بود، به کارمندان تفویض اختیار (Delegation) کند و یا برون سپاری (Outsourcing) نماید و خود به انجام فعالیت هایی بپردازد که به رشد کسب و کارش کمک می کند. یک مدیر خوب علاقمند به انجام کارها نیست بلکه علاقمند به واگذاری کارهاست.
رشد و توسعه کسب و کار
هر سازمانی که بخواهد در مقیاسی بزرگ فعالیت کند، نیاز به سیستم سازی دارد. در غیر اینصورت رشد کسب و کار بسیار محدود خواهد بود و در نقطه‌ای متوقف میشود. با سیستم سازی کسب و کار، سازمان قابلیت توسعه و رشد نامحدودی پیدا میکند، زیرا فرآیندها و رویه‌های مشخص و قابل تکراری برای تکثیر در نقاط دیگر فراهم میشود. بنابراين هر بار که شعبه جدیدی تاسیس می کنید یا مکان جدیدی را راه اندازی می کنید یا حتی نیروی جدیدی استخدام می کنید، نیاز به اختراع دوباره چرخ نیست! شما می توانید با کمک سیستمها بینهایت بار و بصورت نامحدود از روی کسب و کار خودتان تکثیر کنید.
کاهش استرس
هر سازمانی چه کوچک چه بزرگ، مجموعه ای از فرآیندهای متعدد است که گاهی مدیریت کردن آنها برای مالکین و مدیران کسب و کار سخت می شود. پیچیدگی فرآیندها و کمبود وقت برای رسیدگی به همه امور، موجب ایجاد استرس در مالکین و کارمندان می شود. از طرفی استرس ناشی از حجم بالای کار، بر روی بهره وری افراد تاثیر منفی دارد و احتمال موفقیت یک کسب وکار را کاهش میدهد. سیستم سازی کمک میکند تا فرآیندهای مختلف کسب وکار که به روش های متنوعی در حال انجام بوده اند به رویه هایی استاندارد، دقیق، واضح و قابل اجرا تقسیم شده و در شرح وظایف پرسنل تعریف شوند، بدینصورت هم سنجش میزان پیشرفت آنها راحت تر میشود و هم کارها سریعتر و دقیقتر انجام شده و ارزیابی و کنترل آنها نیز تسهیل میگردد.
ایجاد محیط کاری مطلوب
زمانیکه برای کسب وکار نوپای خود سیستم سازی را شروع می کنید، از مهارت هایی که نیاز دارید به خوبی مطلع می شوید. با سیستم سازی درک صحیحی از نیروهای مورد نیاز و مهارت های هر یک پیدا می کنید. در نتیجه برای استخدام بهترین نیروها و نگهداشتن توانمندترین کارمندان، آمادگی دارید. علاوه بر این سیستم سازی باعث می شود که محیط کاری منظم و مطلوبی ایجاد کنید. چنین محیط کاری، مورد علاقه کارمندان دقیق و موفق است و باعث می شود که کارمندان خوب و با مهارت، برای کار کردن در چنین محیطی اشتیاق داشته باشند. ادوارد دمینگ (Edwards Deming) می گوید؛ 85% مشکلات کسب وکارها نتیجه نقص در فرآیندها، ساختار و مکانیزم‌های کنترل و تنها ۱۵% نتیجه عملکرد کارکنان است.
افزایش رضایت شغلی
با سیستم سازی کسب و کار شناسایی مهارت های پرسنل، تعیین شرح وظایف و واگذاری وظایف به آنها، راحت تر می شود. در سازمان هایی که سیستم سازی اجرا شده است، تعارضات و ابهامات شغلی کمتر است چراکه کارمندان بطور دقیق و واضح با وظایف خویش آشنا هستند و مشخص است که هر فرآیندی توسط چه افرادی، چگونه، در چه مدت زمانی و با چه کیفیتی انجام خواهد شد، در نتیجه مدیران زمان کمتری را صرف نظارت و امر و نهی به کارکنان خواهند کرد. این امر به نوبه خود، باعث افزایش رضایت شغلی افراد و بهبود روابط بین مدیران و کارکنان میشود.
مدیریت دانش و بهبود آموزش
با استفاده از سیستم سازی کسب و کار می توان فرآیندهایی استاندارد به منظور خلق، شناسایی، ذخیره و به اشتراک گذاشتن دانش سازمانی ایجاد کرد، بطوریکه جابجایی یا جدا شدن کارکنان از سازمان موجب از دست رفتن دانش کلیدی سازمان نمی شود. همچنین تعیین رویه هایی برای آموزش کارکنان جدید، موجب کاهش خطای انسانی در آموزش می شود. زمانیکه پرسنل جدید آموزش بهتری ببینند، در مشاغل خود بازدهی بیشتری در مدت زمان کمتری خواهند داشت.
ایجاد نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار
در اکثر کسب و کارها، شاهد نوسان در کیفیت محصولات یا خدمات¬ هستیم. در ابتدا محصول یا خدمت خوبی ارائه می¬کنند ولی به تدریج و با افزایش تعداد مشتریان، کیفیت محصولات و خدمات آنها دچار افت و نوسان شدید می¬شود و توان تثبیت یا بهبود دستاوردهای حاصله را ندارند. در این کسب و کارها تولید محصول یا ارائه خدمت، قائم به برخی افراد کلیدی است، نه سیستم!
پس از نوسان در کیفیت محصول یا خدمت، سازمان به تدریج مشتریان خود را از دست می دهد و درسراشیبی سقوط قرار می گیرد. در حالیکه اگر پشت تولید محصول یا ارائه خدمت بجای افراد، سیستم¬ها مستقر بودند، در تمام طول عمر کسب و کارتان، کیفیت بصورت مطلوب، قابل اندازه‌گیری، قابل تکرار و تثبیت شده باقی می ماند و با حذف یا جابجایی افراد کلیدی، دچار نوسان نمی¬شد.
افزایش کیفیت محصولات و خدمات
سیستم سازی کسب و کار موجب استانداردسازی و بهبود فرآیندها، کاهش خطاها و افزایش انطباق با استانداردها و مشتریان می شود که خود موجب ارتقای کیفیت محصولات و خدمات می گردد.
افزایش قدرت رقابتی
سیستم سازی کسب و کار می‌تواند سازمان را قادر به مقابله با رقبای خود در بازار کند و قدرت رقابتی را افزایش دهد. با بهینه‌سازی فرآیندها، کاهش هزینه‌ها و زمان تولید، افزایش کیفیت و سرعت واکنش، سازمان می‌تواند به شیوه‌های موثرتری بازاریابی کند و نیازهای مشتریان را برآورده کند.
افزایش تطبیق با تغییرات
سازمان‌هایی که سیستم سازی کسب و کار را به کار می‌گیرند، واکنش پذیری سریعی نسبت به تغییرات در بازار و نیازهای مشتریان دارند. با فراهم کردن اطلاعات دقیق و به روز، تحلیل محیط کسب و کار و توانایی تغییر و بهبود فرآیندها، سازمان می‌تواند بهترین تصمیمات را در مواجهه با تغییرات بگیرد و راهبرد مناسبی را برای رقابت در بازار انتخاب کند.
ارتقای تجربه مشتری
با سیستم سازی کسب و کار، مشتریان تجربه بهتری از خدمات و محصولات شما خواهند داشت. فرآیندهای روان، افزایش هماهنگی میان افراد و واحدها، کاهش خطاها و افزایش سرعت و دقت در پاسخگویی از جمله عواملی هستند که به تجربه مثبت مشتریان، کمک می‌کنند.
بهبود ارتباطات و هماهنگی
سیستم سازی کسب و کار می‌تواند ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را بهبود بخشد. با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات، ارتباطات داخلی را تسهیل کرده و هماهنگی بین تیم‌ها و بخش‌ها را بهبود می‌بخشد. همچنین، بهبود ارتباطات با مشتریان و شرکای تجاری نیز می‌تواند به افزایش رضایت و اعتماد آنها منجر شود.
تسهیل مدیریت اطلاعات
در کسب و کارهایی که سیستم سازی اجرا می شود، این اطمینان وجود دارد که در سریع ترین زمان، اطلاعات صحیح به راحتی در اختیار افراد مناسب قرار می گیرد. این اطلاعات در هر مرحله قابل پیگیری، طبقه بندی و تجزیه و تحلیل هستند.
بهبود مدیریت و اتخاذ تصمیمات
سیستم سازی کسب و کار با فراهم کردن اطلاعات دقیق و به موقع، تحلیل داده‌ها و ارائه گزارشات کارآمد، به مدیران کمک می کند تا تصمیمات بهتری بگیرند و بر اساس آنها برنامه‌ریزی کنند.
کاهش استفاده از میکرو مدیریت
میکرو مدیریت شیوه مدیریتی است که در آن، وظایف کارکنان به شدت از نزدیک کنترل می شود و کارکنان آزادی چندانی در محیط کار ندارند. تحقیقات نشان داده است که میکرو مدیریت، اغلب بزرگترین دلیل ترک کار پرسنل می باشد.
افزایش خلاقیت
صرف انرژی برای فکر کردن به کارهای تکراری نه تنها باعث اتلاف وقت می شود، بلکه زمان شما و کارمندان تان برای فکر کردن به کارهای خلاقانه تر را نیز تلف می کند. اگر برای انعطاف پذیری بیشتر و آزاد کردن توان مغزی کارکنان خود، کارها و فرایندها را ساده سازی و سیستمی کنید، سازمان خلاق تری خواهید داشت.
کاهش خطا
با تعیین فرآیندهای استاندارد و اجرای مداوم آنها، خطاها و اشتباهات در سازمان بطور قابل توجهی کاهش می‌یابند و اگر اشتباهی نیز اتفاق بیافتد، تشخیص و تصحیح آن راحت تر خواهد بود. این باعث افزایش کیفیت محصولات و خدمات شما و اعتماد مشتریان میشود.
کاهش هزینه‌ها
سیستم سازی کسب و کار با بهینه‌سازی فرآیندها و استفاده از منابع بهینه، به کاهش هزینه‌ها کمک میکند. با اجرای بهینه‌ترین روند کاری، کاهش تداخل و هدررفت منابع، سازمان می‌تواند هزینه‌های تولید و عملیات را به حداقل برساند.
افزایش بهره‌وری
با حذف اقدامات غیر ضروری و همچنین شناسایی نقاط ضعف و بهبود آنها و تعیین رویه‌های استاندارد و مداوم، کارکنان قادر خواهند بود بصورت مؤثر‌تر و کارآمدتر از مهارت، زمان و انرژی خود و منابع سازمان استفاده کنند، در نتیجه کارها در موعد تعیین شده و با کیفیت تعریف شده به سرانجام خواهند رسید.
چه افراد و کسب وکارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟
- صاحبین کسب و کارهایی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی برای آینده دارند، اما به دلیل مشغله زیاد، هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه آنها برسند.
- کسب و کارهایی که به دلیل اشتباهات تکراری، کارهای نا تمام، فراموشی در انجام کارها و دوباره کاری پرسنل، بهره وری پایینی دارند.
- صاحبین کسب و کارهایی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین انجام کار خسته شده اند و مجبورند بخشی از زمان، انرژی و تمرکز خود را به نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان و هدایت آنها اختصاص دهند.
- کسب و کارهای هلدینگی که چندین زیر مجموعه دارند و مالک می خواهد همه آنها را بدون آنکه از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها شود، به بهترین شکل مدیریت کند.
- صاحبین کسب و کارهایی که به دنبال توسعه بیشتر و راه اندازی شعب در مناطق مختلف هستند اما قادر به تکثیر کسب و کار خود نیستند.
تیم مشاوران آکادمی دکتر حسین یوسفی با اجرای سیستم سازی در کسب و کار شما، اوقات فراغت بیشتر، لذت بردن از کارآفرینی و رشد بی نهایت کسب و کار را برای شما رقم می زند. کافیست با ما تماس بگیرید.
